E-postsäkerhet
Vi hjälper dig få en säker e-post
Det finns mycket att tänka på för att vara säker när du tar emot och skickar e-post. Här följer lite tips och råd från oss som gör det lättare att vara säker med din e-post. Läs gärna även vår FAQ med vanliga frågor
Snabba råd
- Använd SSL
- Sätt ett säkert lösenord
- Se till att det finns SPF och DMARC på din domän
- Säkerhetskopiera din e-post med jämna mellanrum
- Undvik permanenta vidarebefordringar
- Använd din egen domän för att både skicka och ta emot e-post – det ger ett seriöst intryck
Har du frågor om din e-post och e-postsäkerhet är du alltid välkommen att fråga oss så hjälper vi dig.
Säker e-post med rätt inställningar
För att förhindra att ditt lösenord kommer i orätta händer är det väldigt viktigt att skicka e-post med säker kryptering, SSL.
Enda sättet att skicka och ta emot e-post säkert är att använda SSL. SSL är en säker och krypterad anslutning som ställs in i ditt e-postprogram. Detta är extra viktigt i surfplattor, mobiltelefoner och bärbara datorer som används i öppna nätverk.
Säkerhetskopiera din e-post
Idag går väldigt mycket kommunikation via e-post och att spara mejl är viktigt. Tänk på att inte bara spara mejlen i din inkorg utan ta backup på dem med jämna mellanrum. Det finns flera sätt att lösa detta.
- Handlar det om lösenordsuppgifter, ett avtal, eller andra viktiga uppgifter – se till att ha mejlet utskrivet och sparat i pärm.
- Kopiera mejl till en mapp som du sparar på en extern hårddisk. Tänk på att ha en rutin för det och att göra det minst en gång i månaden.
- Om du använder Windows kan du aktivera tidigare versioner »
Allra bäst är att använda någon form av backuptjänst. Det finns många olika backupprogram på Internet, både gratisvarianter och program som du köper eller betalar abonnemang för.
En backup kan i slutändan vara ovärderlig så tänk på det innan olyckan är framme.
Välj ett säkert lösenord
Ett säkert lösenord bör innehålla minst åtta tecken och innebär att du blandar stora och små bokstäver, siffror och specialtecken. Undvik att använda ord, namn eller platser i lösenordet.
Tänk också på att använda ett unikt lösenord för din mejl, annars är risken att någon snappar upp dina inloggningsuppgifter om du använder samma uppgifter på forum och andra former av inloggningar.
Var säker på att dina mejl kommer fram
Följ dessa regler så riskerar dina mejl inte att klassas som spam:
- Skriv in ett ämne.
- Skriv en text i ditt meddelande, även om du bara vill skicka en bifogad fil.
- Undvik versaler.
- Tänk på att det står ett namn i mottagaradressen och inte enbart en mejladress. Detta sköts oftast automatiskt om du lägger till dina kontakter i mejlklientens adressbok.
Undvik att använda spammiga ord som:
- Money
- Dear
- Free
- Amazing
- Cash
- Offer
- Order
- Winner
I webbmejlen kan du vidarebefordra e-post från en e-postadress till en annan.
Hjälp! Någon skickar spam från min e-post
Detta är något som flera av våra kunder råkat ut för den senaste tiden. Vi har en snabb lösning på det men det är inget vi kan aktivera utan en kontakt med den som är ansvarig för e-post på ditt företag.
Spam-problemet beror på att en oskyddad domän inte har några spärrar för vem som får skicka e-post från domänen. Om du kontaktar oss på Vikab kan vi lägga till en regel för domänen som talar om vilka IP-adresser som får skicka e-post med domänen. Och så länge du använder de e-postuppgifter du fått från oss behöver du inte tänka på något utan allt fungerar precis som vanligt.
SPF och DMARC
Dessa regler som förhindrar spam kallas för SPF och DMARC. Reglerna innebär att det finns vissa specifika IP-adresser och servrar som är godkända att skicka mejl. I reglerna läggs e-postleverantörens mejlservrar med.
Det är idag vanligt att andra program och system fungerar som e-postklienter och om de använder andra inställningar och servrar behöver de också finnas med i reglerna. Exempel på sådana program kan vara ekonomisystem, affärssystem, kassasystem m.m.
Om en server som inte är godkänd försöker skicka mejl med domänen kommer den att bli nekad av e-postservrar.
Att lägga till detta kostar inget extra. Har du frågor så tveka inte att kontakta oss på 031-387 07 70
Säkerhetskopiera din e-post
Idag går väldigt mycket kommunikation via e-post och att spara mejl är viktigt. Tänk på att inte bara spara mejlen i din inkorg utan ta backup på dem med jämna mellanrum. Det finns flera sätt att lösa detta.
- Handlar det om lösenordsuppgifter, ett avtal, eller andra viktiga uppgifter – se till att ha mejlet utskrivet och sparat i pärm.
- Kopiera mejl till en mapp som du sparar på en extern hårddisk. Tänk på att ha en rutin för det och att göra det minst en gång i månaden.
- Om du använder Windows kan du aktivera tidigare versioner »
Allra bäst är att använda någon form av backuptjänst. Det finns många olika backupprogram på Internet, både gratisvarianter och program som du köper eller betalar abonnemang för.
En backup kan i slutändan vara ovärderlig så tänk på det innan olyckan är framme.
Använd e-post på din egen domän
Din domän är en del av ditt varumärke och genom att använda den vid all e-postkommunikation stärker du ditt varumärke. Det blir också tydligt för mottagaren att det kommer från ditt företag så de behöver inte tvivla på innehållet i meddelandet.
E-post ingår i alla våra hemsideavtal. Du kan läsa e-postadressen i alla kända e-postklienter och appar.
Har du inte redan e-post på din domänadress eller är osäker på hur du kan läsa den? Kontakta oss på 031-387 07 70 för hjälp.
Har du en lång domänadress? Be oss kolla om det finns möjlighet att boka en kortare domän som du kan använda till e-post.
FAQ – Vanliga frågor
Detta meddelande innebär att mejlet har stoppats i vår spambrandvägg. Vår spam-brandvägg meddelar alltid avsändande mejlserver om att ett mejl har stoppats, sedan är det upp till den avsändande mejlservern att skicka ut felmeddelandet till avsändaren.
Endast mejl som skickas från en utomstående e-postadress kan stoppas i vår spambrandvägg.
Mejlen kan stoppas av två orsaker, antingen på grund av att innehållet kan tolkas som spam eller att mejlet skickas från en IP-adress som ej är godkänd.
Det kan vara så att IP-adressen tidigare använts för att skicka spam. Ofta släpper spärren efter ett tag och då kan man skicka mejl igen.
Om någon som försöker mejla till dig får detta felmeddelande. Be den personen gå till denna sida och kontrollera att IP-adressen de mejlar ifrån är godkänd. Du kan se vilken IP-adress som har mejlat i felmeddelandet.
Kontrollera IP-adress här:
http://www.cyren.com/support-faq.html »
Där kan du också rentvå en IP-adress genom att fylla i formuläret på länken Report a Mistakenly Blocked IP Address.
Tänk på att det är viktigt att IP-adressen är spam-fri först.
Sender Policy Framework (SPF), är en metod för att förhindra att e-post skickas med förfalskade domännamn i avsändaradressen.
Den IP-adress som mejlet är skickat ifrån ligger inte med i domänens SPF-record.
Mejl som stoppas på grund av SPF går ej fram till mottagaren.
Ta kontakt med IT-ansvarig och be dem kolla på detta.
DMARC är ett sätt att förhindra att förfalskade mejl skickas. Det innebär att mejl måste ha en digital signatur som stämmer överens med domännamnets inställningar för att skickas.
DMARC används främst av större företag som till exempel banker, betaltjänster och försäkringsbolag.
Mejl som skickas från en icke godkänd e-postserver går ej fram till mottagaren.
Ta kontakt med IT-ansvarig och be dem kolla på detta.
Detta felmeddelande kan förekomma vid pop-anslutning om ett e-postkonto finns installerat i flera olika e-postklienter och en e-postklient försöker ansluta när en annan e-postklient redan är ansluten till kontot.
Så här löser du problemet:
- Kontrollera dina e-postinställningar hur ofta mejlen hämtas hem automatiskt och öka eventuellt tiden mellan hämtningarna.
- Installera om e-postkontot som ett imap-konto.
- Om flera personer använder samma e-postkonto kan det vara ett alternativ att vidarebefordra mejlen till de personliga e-postkontona istället.
- Ett bra alternativ vid e-post i mobil och surfplatta är Active Sync. Läs mer under om detta under mobil/surfplattor.
Detta felet kan bero på olika saker men ett vanligt förekommande fel är att e-postadressen du försökt skicka till är felstavad eller inte existerar längre.
Kontrollera adressen som står vid Failed address: exempel@vikab.com
Detta är ett varningsmeddelande och mejlservern kommer att fortsätta försöka leverera meddelandet till mottagande mejlserver.
Detta meddelande från mejlservern innebär att du har fullt i ditt mejlkonto på vår server. Det är då viktigt att du loggar in i din webbmejl och rensar bort meddelanden där för att frigöra utrymme.
Om någon skickar ett mejl till dig när du har fullt på ditt mejlkonto kommer följande meddelande:
exempel@mobiplus.se försökte skicka ett meddelande Thu, 23 Jan 2014 12:16:21 +0200.
Detta meddelande avvisades på grund av att din brevlåda nått sin övre storleksgräns på 250 MB.
När du har frigjort utrymme kommer de mejl du väntar på att trilla in i din inkorg.
Får du ofta fullt i mejlkontot trots att du rensar?
Det finns möjlighet att höja utrymmet för varje konto.
Kontakta Mobiplus på 031-387 07 70 om du är intresserad av detta.
Detta meddelande är ett varningsmeddelande från mejlservern att du börjar få fullt på ditt mejlkonto.
I detta meddelande får du information om hur mycket utrymme du har använt på ditt mejlkonto.
Your mailbox currently consumes 141 MB of disk space.
You are allowed to consume 250 MB of disk space (0 means no limit).
You have consumed approximately 91 percent and have 9 percent remaining.
När du får detta varningsmeddelande kan det vara bra att logga in i webbmejlen och rensa bort lite mejl så att det ej blir helt fullt på mejlkontot.
Detta felmeddelande kan dyka upp om du försöker skicka till till en e-postadress hos en annan leverantör som du själv tidigare varit kund hos.
Problemet i detta fallet är att den tidigare leverantören ej tagit bort er domän från sina servrar. Det uppkommer bara om du försöker mejla till de som har den tidigare leverantör, alla andra mejladresser går bra att mejla till.
Om du har detta problem behöver du kontakta din tidigare leverantör så att de tar bort din domän från sina servrar. Då kommer det att fungera att mejla till alla igen.